Datenschutz.

1. Verantwortlich

Kontakt für Fragen zum Portal und zum Datenschutz: info@janzen-group.eu.

2. Welche Daten wir wofür verarbeiten

Das Portal unterstützt die betriebliche Auftrags-, Transport- und Rechnungsbearbeitung. Abhängig von den genutzten Funktionen verarbeiten wir:

• Benutzerkennungen, Anmelde- und Sitzungsinformationen sowie technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Fehlermeldungen zur Bereitstellung und Absicherung des Zugangs;
• geschäftliche Kontakt- und Adressdaten von Kunden, Lieferanten, Fahrern und Ansprechpartnern sowie Auftrags-, Tour-, Fahrzeug- und Transportdaten zur Planung und Durchführung der beauftragten Leistungen;
• Transportdokumente, Fotos, Liefernachweise, E-Mails, Anhänge und Rechnungsangaben zur Bearbeitung, Dokumentation, Kommunikation und Abrechnung;
• technische Zugangsdaten und Freigaben verbundener Dienste, um die jeweils eingerichteten Funktionen auszuführen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist. Für betriebliche Organisation, Kommunikation mit Ansprechpartnern, Dokumentation und IT-Sicherheit stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der zuverlässigen und sicheren Abwicklung unserer Geschäftsvorgänge. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO erfüllt. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist und eingeholt wird, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Die Erteilung einer technischen Google-Freigabe ersetzt keine anderweitig erforderliche datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten Dritter.

3. Verbundene Google-Konten

Google-Verbindungen werden von berechtigten Kontoinhabern freigegeben. Das Portal erhält dabei technische Zugriffstoken; das Passwort des Google-Kontos wird nicht an das Portal übermittelt.

Google Drive

Die bestehende Drive-Anbindung fordert die Berechtigung zum Aufrufen, Bearbeiten, Erstellen und Löschen von Drive-Dateien an. Diese Freigabe ist technisch nicht auf einen einzelnen Ordner begrenzt. Das Portal nutzt sie für die betriebliche Dateiablage: Dokumente und Fotos hochladen, Ordner und Dateien zuordnen, Dateien lesen oder herunterladen sowie vom Nutzer veranlasste Dateivorgänge ausführen. Empfänger und Inhalte ergeben sich aus dem jeweiligen Geschäftsvorgang.

Google Sheets

Freigegebene Tabellen liefern Auftrags-, Partner- und Stammdaten. Das Portal liest diese Daten und schreibt Bearbeitungsstände sowie zugehörige Dokument- und Detailinformationen in die eingerichteten Tabellen zurück. Hierfür kann ein gesonderter technischer Google-Zugang eingesetzt werden.

Gmail und Geschäftspostfächer

Bei eingerichtetem Gmail-Zugriff werden Nachrichten, Absender, Empfänger, Betreff, geschäftliche Inhalte und Anhänge für die Auftrags- und Rechnungsbearbeitung sowie die Zuordnung von Antworten abgerufen. Die Versandverbindung kann zusätzlich geschäftliche E-Mails im Namen des freigegebenen Kontos senden. Der gesonderte Google-Zugang für den Rechnungseingang fordert Lesezugriff an. Alternativ eingerichtete Postfächer werden über den jeweiligen E-Mail-Anbieter abgerufen.

Verwendung und Widerruf

Daten aus Google-Diensten werden zur Bereitstellung der beschriebenen, im Portal sichtbaren Geschäftsfunktionen verwendet. Wir verkaufen diese Daten nicht und verwenden sie nicht für Werbung, Profilbildung zu Werbezwecken oder das Training allgemeiner KI-Modelle. Eine Übermittlung an technische Dienstleister erfolgt nur zur Bereitstellung der beschriebenen Funktionen; die mögliche KI-Auswertung ist im nächsten Abschnitt erläutert. Die Verwendung von Google-Nutzerdaten unterliegt der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“).

Kontoinhaber können ihre Freigabe unter Verbindungen im Google-Konto widerrufen. Danach sind neue Zugriffe über diese Freigabe nicht mehr möglich. Bereits übernommene Geschäftsdaten und gesetzliche Aufbewahrungspflichten werden durch den Widerruf nicht automatisch aufgehoben. Für die Entfernung gespeicherter Zugangstoken oder eine Löschanfrage wenden Sie sich an den oben genannten Kontakt.

4. Technische Dienstleister und KI-Auswertung

Das Portal wird auf Vercel betrieben. Für die dauerhafte Ablage von Bearbeitungsständen, Dokumentzuordnungen und geschützten Verbindungsdaten wird ein angebundener Datenbankdienst genutzt. Freigegebene Tabellen und Dateien liegen zusätzlich in den eingerichteten Google-Diensten. E-Mails werden über das jeweils verbundene Geschäftspostfach verarbeitet. Externe Versand- oder Buchhaltungsdienste erhalten Daten, soweit die entsprechende Integration eingerichtet und der Geschäftsvorgang ausgeführt wird.

Wenn die KI-Auswertung eingerichtet ist, können eingegebene Auftragstexte und Rechnungs-PDFs einschließlich enthaltener personenbezogener Daten an die OpenAI-API übermittelt werden, um strukturierte Entwürfe und Rechnungsangaben zu erstellen. Das kann auch Anhänge eines verbundenen Geschäftspostfachs betreffen. Das Portal fordert für diese Auswertung keine Speicherung der Modellantwort beim Anbieter an. Ergebnisse können Fehler enthalten und sind vor einer verbindlichen weiteren Verwendung zu prüfen.

Geschäftliche Empfänger wie Transportpartner und Kunden erhalten die für einen veranlassten Versand oder freigegebenen Transportvorgang bestimmten Daten. Personen mit betrieblich eingerichteten Zugriffsrechten können die jeweiligen Portalbestände einsehen.

Bei der Nutzung internationaler Dienstleister kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Dafür gelten die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Auskunft zu den für einen konkreten Vorgang eingesetzten Dienstleistern und Übermittlungsgrundlagen erhalten Sie über den Datenschutzkontakt.

5. Speicherung, Sitzung und Sicherheit

Wir speichern Geschäftsdaten, solange sie für die beschriebenen Zwecke oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten benötigt werden. Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf einschlägiger Pflichten sind die Daten zu löschen oder zu anonymisieren. Eine automatische einheitliche Löschfrist für sämtliche Portalbestände ist nicht eingerichtet. Die Aufbewahrung kann je nach Dokumentart und Geschäftsvorgang unterschiedlich sein.

Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungscookie mit einer Laufzeit von bis zu zwölf Stunden verwendet. Bestimmte Oberflächeneinstellungen, etwa die Reihenfolge von Bereichen, können im lokalen Browserspeicher abgelegt werden. Die hier angebotenen Informationsseiten enthalten keine eingebundenen Analyse- oder Werbeskripte und laden keine externen Schriftarten.

Der Portalzugang ist geschützt. Die Übertragung erfolgt über HTTPS; gespeicherte Google-Verbindungstoken werden verschlüsselt abgelegt. Diese Maßnahmen entbinden berechtigte Nutzer nicht vom sorgfältigen Umgang mit Zugangsdaten und freigegebenen Dokumenten.

6. Ihre Rechte

Betroffene Personen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO kann aus Gründen der besonderen persönlichen Situation Widerspruch eingelegt werden.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für private Unternehmen in Nordrhein-Westfalen ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Die Bereitstellung der für einen Auftrag erforderlichen Geschäftsdaten ist regelmäßig Voraussetzung für dessen Bearbeitung. Eine Nutzung der öffentlichen Informationsseiten erfordert keine Verbindung eines Google-Kontos.